Immer dieselben helfen? So verteilt ihr Aufgaben im Chor besser

Das Konzert steht vor der Tür.

In der WhatsApp-Gruppe erscheint die Nachricht:

„Wir brauchen am Samstag noch Hilfe beim Aufbau. Wer kann?“

30 Menschen lesen sie.

Zwei antworten.

Und irgendwie sind es wieder genau die beiden, die beim letzten Konzert schon beim Aufbau geholfen, Getränke verkauft und hinterher die Stühle weggeräumt haben.

Kommt euch das bekannt vor?

Dass in einem Chor immer dieselben Menschen zusätzliche Aufgaben übernehmen, wird schnell als mangelndes Engagement der anderen wahrgenommen.

Doch so einfach ist es meistens nicht.

Oft liegt das Problem weniger an fehlender Hilfsbereitschaft als daran, wie Aufgaben verteilt und kommuniziert werden.

Und dazu gibt es sogar einige interessante Erkenntnisse aus der Forschung.

„Kann jemand helfen?“ ist oft die falsche Frage

Eine Nachricht an die gesamte Gruppe wirkt zunächst sinnvoll. Schließlich erreicht man damit möglichst viele Menschen. Psychologisch kann genau das aber zum Problem werden.

In der Forschung spricht man von Verantwortungsdiffusion: Wenn viele Menschen gleichzeitig sehen, dass Hilfe gebraucht wird, kann sich die Verantwortung auf die gesamte Gruppe verteilen.

Jeder Einzelne denkt möglicherweise:

„Bestimmt meldet sich jemand.“

Das wurde nicht nur in klassischen psychologischen Experimenten beobachtet, sondern auch bei elektronischen Hilfeanfragen. Die Forscher Greg Barron und Eldad Yechiam untersuchten beispielsweise, wie Menschen auf Hilfsanfragen per E-Mail reagieren. Anfragen, die nur an eine einzelne Person gerichtet waren, erhielten häufiger eine Antwort als solche, bei denen mehrere Personen gleichzeitig angeschrieben wurden. Die Antworten waren außerdem ausführlicher und hilfreicher.

Eine weitere Untersuchung zum Helfen per E-Mail fand ebenfalls Hinweise darauf, dass bereits die wahrgenommene Anwesenheit vieler anderer potenzieller Helfer die Bereitschaft zur Reaktion reduzieren kann.

Natürlich lässt sich ein wissenschaftliches Experiment nicht eins zu eins auf einen Chorchat übertragen.

Aber der Mechanismus dürfte vielen aus dem Vereinsalltag bekannt vorkommen:

Wenn alle gefragt sind, fühlt sich manchmal niemand wirklich gefragt.

Macht aus „Wir brauchen Hilfe“ eine konkrete Aufgabe

Der erste Schritt ist deshalb erstaunlich simpel:

Nicht nach Hilfe allgemein fragen. Sondern eine konkrete Aufgabe anbieten.

Statt:

„Wer kann beim Konzert helfen?“

besser:

„Wir suchen zwei Personen, die am Samstag von 17:30 bis 18:00 Uhr am Eingang die Programmhefte verteilen.“

Oder statt:

„Wer könnte sich noch um den Aufbau kümmern?“

lieber:

„Wir brauchen am Samstag um 15 Uhr vier Personen, die ungefähr 30 Minuten beim Stellen der Stühle helfen.“

Der Unterschied ist erheblich.

Bei der zweiten Variante kann ich innerhalb weniger Sekunden entscheiden:

• Kann ich zu dieser Zeit?
• Kann ich diese Aufgabe übernehmen?
• Wie viel Zeit kostet mich das?
• Was wird von mir erwartet?

Je weniger Fragen eine Aufgabe offenlässt, desto leichter fällt es, Ja zu sagen.

Gute Aufgaben beantworten fünf Fragen

Gerade bei ehrenamtlicher Arbeit hilft es, wenn eine Aufgabe möglichst klar beschrieben ist.

Idealerweise weiß jemand sofort:

• Was soll ich machen?
• Wann wird meine Hilfe gebraucht?
• Wie lange dauert es ungefähr?
• Brauche ich dafür bestimmte Kenntnisse?
• Bin ich alleine oder machen wir das gemeinsam?

Das klingt vielleicht unnötig detailliert. Aber stellt euch zwei Anfragen vor:

„Wir suchen noch jemanden für die Technik.“

und:

„Wir suchen jemanden, der am Konzerttag ab 17 Uhr die zwei vorhandenen Mikrofone aufstellt und nach unserem Technikplan anschließt. Wenn du das noch nie gemacht hast, zeigen wir es dir vorher. Zeitaufwand ungefähr 30 Minuten.“

Die zweite Aufgabe wirkt plötzlich sehr viel machbarer.

Auch die Forschung zum Freiwilligenmanagement weist immer wieder darauf hin, wie wichtig klare Erwartungen an eine Rolle sind.

Eine systematische Übersichtsarbeit zur Gewinnung und Bindung von Freiwilligen nennt unter anderem klare Rollenerwartungen, eine passende Zuordnung von Fähigkeiten sowie Unterstützung und Kommunikation als wichtige Faktoren. Das bedeutet nicht, dass jede kleine Choraufgabe eine Stellenbeschreibung braucht. Aber Menschen sollten wissen, worauf sie sich einlassen.

Kleine Aufgaben sind echte Hilfe

Ein weiteres Problem entsteht, wenn Engagement im Chor nur in großen Verantwortungsbereichen gedacht wird.

„Wer übernimmt unser Konzertmarketing?“

„Wer kümmert sich um die Technik?“

„Wer organisiert den gesamten Einlass?“

Solche Aufgaben können schnell abschreckend wirken.

Nicht jeder möchte für mehrere Wochen oder Monate einen ganzen Bereich verantworten.

Vielleicht würde dieselbe Person aber problemlos:

• 30 Minuten Programmhefte verteilen,
• einen Kuchen mitbringen,
• während des Konzerts fünf Fotos machen,
• zwei Notenständer transportieren,
• einen Social-Media-Beitrag teilen,
• nach dem Konzert beim Abbau helfen.

Auch das ist Engagement.

Und oft ist genau dieses kleine Engagement der Einstieg dafür, später einmal mehr Verantwortung zu übernehmen. Ein Chor braucht deshalb nicht nur große Ämter und feste Zuständigkeiten. Er braucht auch kleine Möglichkeiten mitzumachen.

Fragt nicht automatisch immer die Zuverlässigsten

Das ist wahrscheinlich der schwierigste Punkt. Natürlich kennt man irgendwann seine Leute.

Man weiß:

Wenn ich diese drei Personen frage, funktioniert es. Das ist bequem. Und unmittelbar vor einem Konzert manchmal auch notwendig. Langfristig kann daraus aber ein Kreislauf entstehen. Die gleichen Menschen werden immer wieder gefragt. Dadurch kennen sie die Abläufe immer besser.Weil sie die Abläufe kennen, fragt man sie beim nächsten Mal wieder.

Und irgendwann entsteht auf beiden Seiten der Eindruck:

„Die machen das doch sowieso.“

Währenddessen bekommen andere Mitglieder kaum Gelegenheit, überhaupt Erfahrungen mit solchen Aufgaben zu sammeln. Deshalb lohnt es sich, gelegentlich ganz bewusst jemanden anzusprechen, der bisher noch nicht zum klassischen Helferkreis gehört.

Nicht:

„Du hast noch nie geholfen.“

Sondern:

„Wir suchen noch jemanden für den Einlass. Könntest du dir vorstellen, das dieses Mal zusammen mit Lisa zu machen?“

Das ist eine Einladung. Keine Verpflichtung.

Persönlich fragen – ohne Druck aufzubauen

Eine allgemeine Anfrage in einer Gruppe ist praktisch und sollte auch weiterhin ihren Platz haben. Wenn eine Aufgabe wichtig ist und sich niemand meldet, ist eine persönliche Anfrage aber oft sinnvoller als der fünfte Aufruf an alle. Dabei sollte es vollkommen in Ordnung sein, Nein zu sagen.

Eine gute persönliche Anfrage könnte beispielsweise lauten:

„Ich glaube, die Aufgabe könnte gut zu dir passen. Hättest du grundsätzlich Lust darauf? Wenn es zeitlich nicht passt, ist das natürlich auch völlig okay.“

Damit passiert etwas Wichtiges:

Die Person weiß, dass sie wirklich gemeint ist. Gleichzeitig entsteht kein moralischer Druck. Gerade diese Kombination ist wertvoll.

Nicht jede Aufgabe passt zu jedem Menschen

Menschen engagieren sich aus sehr unterschiedlichen Gründen. Und sie bringen unterschiedliche Fähigkeiten mit. Eine Person gestaltet gerne Plakate. Eine andere baut lieber Technik auf. Jemand schreibt gute Texte. Jemand anderes kennt am Konzertabend sowieso jeden und ist perfekt für den Einlass. Eine Person übernimmt gerne eine längerfristige Verantwortung. Eine andere hilft lieber eine halbe Stunde und geht danach wieder nach Hause.

Alles ist völlig legitim.

Die entscheidende Frage sollte deshalb nicht sein:

„Wie bekommen wir alle dazu, mehr zu helfen?“

Sondern:

„Wie finden wir für möglichst viele Menschen eine Form des Engagements, die zu ihnen passt?“

Auch Untersuchungen zum Freiwilligenmanagement zeigen, dass die Passung zwischen Fähigkeiten, Erwartungen und Aufgabe eine wichtige Rolle spielen kann.

Zeigt, was die Hilfe bewirkt hat

Anerkennung ist ebenfalls wichtig. Dabei muss es gar nicht um große Danksagungen oder Auszeichnungen gehen. Oft ist etwas anderes viel wirkungsvoller: sichtbar machen, dass die eigene Arbeit einen Unterschied gemacht hat.

Statt nur: „Danke an alle Helfer!“ kann man konkreter werden:„Danke an alle, die gestern beim Aufbau geholfen haben. Weil die Stühle und die Technik so schnell standen, konnten wir die Generalprobe pünktlich beginnen.“

Oder: „Danke an unser Einlassteam – trotz der vielen Gäste konnten wir fast ohne Warteschlange anfangen.“

Damit wird aus einer abstrakten Aufgabe ein sichtbarer Beitrag zum gemeinsamen Erfolg.

Eine Meta-Analyse zur Bindung von Freiwilligen zeigt ebenfalls Zusammenhänge zwischen Wertschätzung, sinnvoll erlebten Aufgaben und der Bereitschaft, sich weiter zu engagieren. Auch unklare Rollen stehen mit einer höheren Wahrscheinlichkeit in Verbindung, dass Freiwillige ihr Engagement beenden.

Es geht also nicht nur darum, Menschen irgendwie für eine Aufgabe zu gewinnen. Sie sollten anschließend auch das Gefühl haben:Meine Hilfe war sinnvoll.

Und was ist mit denen, die trotzdem nie helfen?

Natürlich gibt es sie auch. Menschen, die im Moment schlicht keine zusätzliche Aufgabe übernehmen möchten oder können.Vielleicht fehlt die Zeit. Vielleicht gibt es beruflich oder familiär gerade genug zu tun. Vielleicht versteht jemand den Chor vor allem als Ort, an dem er oder sie einmal pro Woche singt.Auch das muss ein Chor bis zu einem gewissen Grad aushalten können.

Nicht jedes Mitglied muss automatisch Organisationsarbeit übernehmen.

Problematisch wird es erst dann, wenn eine kleine Gruppe dauerhaft eine Arbeitslast trägt, die eigentlich nicht mehr zu bewältigen ist.Dann sollte ein Chor nicht zuerst fragen:„Warum engagieren sich die anderen nicht?“

Sondern:

„Wie organisieren wir Engagement eigentlich?“

Ein einfacher Versuch für das nächste Konzert

Beim nächsten Konzert könnt ihr einmal bewusst ausprobieren, Aufgaben anders zu formulieren.

Nicht:

„Wir brauchen noch Helfer.“

Sondern beispielsweise:

Aufbau
Samstag, 15:00–15:30 Uhr
4 Personen
Stühle und Notenständer aufstellen

Einlass
Samstag, 18:30–19:00 Uhr
2 Personen
Programmhefte verteilen und Gäste begrüßen

Fotos
während des Konzerts
1 Person
einige Bilder für Homepage und Social Media

Abbau
ca. 21:30–22:00 Uhr
4 Personen
Stühle und Technik zurückräumen

Plötzlich gibt es nicht mehr die große, undefinierte Aufgabe „beim Konzert helfen“. Es gibt mehrere kleine Entscheidungen. Und genau das kann den Unterschied machen.

Ein Chor braucht nicht zwanzig Menschen, die alles machen

Das Ziel kann nicht sein, dass jedes Mitglied ständig zusätzliche Verantwortung übernimmt. Aber genauso wenig sollte ein Chor davon abhängig sein, dass fünf Menschen immer alles erledigen.

Gute Aufgabenverteilung bedeutet deshalb nicht, möglichst viel Arbeit auf möglichst viele Menschen abzuwälzen.

Es bedeutet:

• Aufgaben sichtbar machen.
• Erwartungen klar formulieren.
• Menschen gezielt ansprechen.
• Unterschiedliche Formen von Engagement ermöglichen.

Und vor allem:

Nicht automatisch davon ausgehen, dass fehlende Rückmeldungen bedeuten, dass niemand helfen möchte. Manchmal war die Frage einfach zu groß.

Quellen und weiterführende Literatur

• Barron, G. & Yechiam, E. (2002): Private e-mail requests and the diffusion of responsibility. Computers in Human Behavior, 18(5), 507–520. DOI: 10.1016/S0747-5632(02)00007-9.
• Blair, C. A., Thompson, L. F. & Wuensch, K. L. (2005): Electronic Helping Behavior: The Virtual Presence of Others Makes a Difference. Basic and Applied Social Psychology, 27(2), 171–178.
• Smith, R. et al. (2021): Strategies to optimize aged care volunteer recruitment and retention: A systematic review.
• Forner, V. W. et al. (2024): Predictors of turnover amongst volunteers: A systematic review and meta-analysis. Journal of Organizational Behavior.