„Wer kümmert sich eigentlich darum?“ – Aufgaben im Chor zuverlässig organisieren

Ein Konzert steht bevor. Eigentlich ist noch genug Zeit. Das Programm ist ausgewählt, der Termin steht und alle wissen ungefähr, was bis dahin erledigt werden muss.

Ungefähr.

In der Messenger-Gruppe erscheinen nach und nach die ersten Nachrichten:

„Kann jemand die Getränke besorgen?“

„Wer kümmert sich eigentlich um die Plakate?“

„Denkt bitte jemand an den Schlüssel für den Probenraum.“

„Die GEMA-Meldung müsste auch noch vorbereitet werden.“

Auf einige Nachrichten antwortet sofort jemand. Andere bleiben zunächst unbeantwortet. Bei manchen Aufgaben meldet sich eine Person mit einem kurzen „Mache ich“, bei anderen wird die Zuständigkeit erst in der nächsten Probe mündlich geklärt.

Ein paar Tage später ist kaum noch nachvollziehbar, was eigentlich vereinbart wurde.

Hat jemand die Plakate bereits bestellt oder wollte die Person nur noch einmal nachfragen? Sind die Getränke schon organisiert? Wartet die Technikplanung noch auf eine Rückmeldung vom Veranstaltungsort? Und wer sollte eigentlich die GEMA-Unterlagen vorbereiten?

Aufgaben verschwinden zwischen anderen Nachrichten

Messenger-Gruppen sind für schnelle Absprachen praktisch. Für die langfristige Organisation von Aufgaben sind sie jedoch nur bedingt geeignet.

Zwischen Zu- und Absagen, Fotos, Terminänderungen, Geburtstagsgrüßen und allgemeinen Rückfragen rutscht eine Aufgabe schnell weit nach oben. Wer einige Stunden später in den Chat schaut, sieht vielleicht nur noch die neuesten Nachrichten.

Noch schwieriger wird es, wenn die eigentliche Aufgabenverteilung nicht im Chat stattfindet, sondern während einer Probe:

„Du wolltest doch die Technik anfragen, oder?“

„Ich dachte, das macht jemand aus dem Vorstand.“

„Ich hatte nur gesagt, dass ich dabei helfen kann.“

Solche Missverständnisse entstehen nicht, weil sich niemand engagieren möchte. Häufig fehlt einfach ein gemeinsamer Ort, an dem eindeutig festgehalten ist, was erledigt werden muss, wer verantwortlich ist und bis wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll.

Viele kleine Aufgaben ergeben ein großes Organisationsprojekt

Eine einzelne Chorprobe wirkt organisatorisch zunächst überschaubar. Doch auch hier entstehen regelmäßig Aufgaben:

• den Probenablauf planen,
• Noten und Übematerial bereitstellen,
• den Raum aufschließen,
• Technik vorbereiten,
• besondere Hinweise an die Mitglieder senden,
• oder eine Vertretung informieren.

Bei einem Konzert wird die Liste schnell deutlich länger:

• Programm und Reihenfolge abstimmen,
• Plakate und Werbung vorbereiten,
• Technik und Bühnenaufbau planen,
• Helfer für Einlass und Getränke finden,
• Schlüssel und Zugänge organisieren,
• Absprachen mit dem Veranstaltungsort treffen,
• Moderationen vorbereiten,
• GEMA-Unterlagen zusammenstellen,
• und nach dem Konzert Abrechnung und Nachbereitung erledigen.

Keine dieser Aufgaben ist für sich genommen besonders kompliziert. Die Schwierigkeit entsteht durch ihre Anzahl und dadurch, dass verschiedene Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten beteiligt sind.

Eine Aufgabe kann außerdem von einer anderen abhängen. Die Plakate können vielleicht erst gedruckt werden, wenn die endgültige Uhrzeit bestätigt ist. Die Technikplanung wartet auf den Bühnenplan. Die GEMA-Meldung kann erst abgeschlossen werden, wenn das Programm feststeht.

Ein einfaches „Mache ich“ im Chat bildet diese Zusammenhänge kaum ab.

Erledigt, begonnen oder wartet die Aufgabe noch?

Bei vielen Aufgaben gibt es nicht nur die beiden Zustände „offen“ und „erledigt“.

Vielleicht hat jemand bereits mit der Planung begonnen. Vielleicht wurde eine Anfrage verschickt und nun fehlt noch die Antwort des Veranstaltungsortes. Oder eine Aufgabe ist grundsätzlich fertig, muss aber noch einmal geprüft werden.

Ohne einen sichtbaren Bearbeitungsstand entstehen schnell unnötige Rückfragen:

„Hast du dich schon um die Technik gekümmert?“

Die Antwort lautet dann möglicherweise:

„Ja, ich habe vor drei Tagen geschrieben, warte aber noch auf eine Rückmeldung.“

Die Aufgabe ist also weder offen noch abgeschlossen. Sie wartet.

Genau solche Zwischenstände sind für eine realistische Planung wichtig. Sie zeigen, ob bereits jemand arbeitet, ob eine externe Rückmeldung fehlt oder ob wirklich noch niemand begonnen hat.

Aufgaben brauchen einen festen Platz

In Syncanto werden Aufgaben nicht als einzelne Nachrichten behandelt, sondern als eigener Teil der Chororganisation.

Jede Aufgabe kann mit den wichtigsten Informationen versehen werden:

• einem klaren Titel,
• einer ausführlichen Beschreibung,
• einer verantwortlichen Person oder Gruppe,
• einer Fälligkeit,
• einem Bezug zu einer Probe, einem Konzert oder einem anderen Bereich,
• und einem aktuellen Bearbeitungsstand.

So wird aus der allgemeinen Nachricht „Jemand müsste noch die Plakate machen“ eine eindeutige Aufgabe:

Konzertplakate finalisieren und zum Druck geben
Verantwortlich: Öffentlichkeitsarbeit
Fällig: 14 Tage vor dem Konzert

Damit ist für alle Beteiligten nachvollziehbar, was genau erwartet wird und bis wann es erledigt sein sollte.

Alle Aufgaben übersichtlich nach Bearbeitungsstand

Syncanto zeigt Aufgaben in einer übersichtlichen Planungsansicht. Statt einer langen, ungeordneten Liste werden sie nach ihrem aktuellen Stand sortiert.

Dabei können Aufgaben beispielsweise diese Status haben:

• Offen: Die Aufgabe wurde angelegt, aber noch nicht begonnen.
• In Arbeit: Eine Person kümmert sich bereits darum.
• Warten: Die Aufgabe kann momentan nicht weitergeführt werden, weil eine Rückmeldung, Freigabe oder andere Voraussetzung fehlt.
• Done: Die Aufgabe ist abgeschlossen.

Auf einen Blick wird dadurch sichtbar, wie weit die Planung fortgeschritten ist.

Vor einem Konzert lässt sich schnell erkennen, welche Aufgaben noch offen sind, woran bereits gearbeitet wird und an welchen Stellen möglicherweise externe Antworten fehlen.

Die Chorleitung muss nicht bei jeder beteiligten Person einzeln nachfragen. Gleichzeitig müssen Mitglieder nicht ständig Zwischenstände in den allgemeinen Chat schreiben.

Rückfragen und Ergebnisse direkt an der Aufgabe

Oft reicht ein Titel allein nicht aus. Während der Bearbeitung entstehen Rückfragen, neue Informationen oder kleine Entscheidungen.

Deshalb können Aufgaben in Syncanto kommentiert werden.

Bei der Aufgabe zur Technikplanung könnte beispielsweise stehen:

„Der Veranstaltungsort hat bestätigt, dass acht Mikrofonständer vorhanden sind. Wir müssen nur noch vier eigene mitbringen.“

Oder bei der Plakatgestaltung:

„Die endgültige Anfangszeit fehlt noch. Sobald sie bestätigt ist, kann die Datei zum Druck.“

Diese Informationen bleiben direkt mit der jeweiligen Aufgabe verbunden. Sie gehen nicht zwischen anderen Gesprächen verloren und können auch später noch nachvollzogen werden.

Wer die Aufgabe übernimmt, findet damit an einer Stelle sowohl die ursprüngliche Beschreibung als auch alle weiteren Absprachen.

Nicht jede Aufgabe muss immer wieder von Hand angelegt werden

Viele Aufgaben entstehen im Chor nicht nur einmal. Sie wiederholen sich bei jeder Probe, jedem Konzert oder jeder anderen Veranstaltung.

Vor jeder Probe muss der Ablauf vorbereitet werden. Vor jedem Konzert müssen bestimmte organisatorische Schritte erledigt werden. Nach einem Auftritt folgen häufig immer wieder dieselben Meldungen und Abrechnungen.

Trotzdem werden solche Aufgaben oft jedes Mal neu erstellt oder lediglich aus dem Gedächtnis erledigt.

Das funktioniert so lange, bis ein Arbeitsschritt vergessen wird.

Syncanto ermöglicht deshalb, feste Regeln für wiederkehrende Aufgaben zu hinterlegen.

Aufgaben automatisch aus Terminen erzeugen

Wird in Syncanto eine neue Probe angelegt, kann automatisch eine passende Aufgabe entstehen.

Zum Beispiel:

Probe planen
Verantwortlich: Chorleitung
Fällig: drei Tage vor der Probe

Die Chorleitung muss diese Aufgabe nicht für jede Woche erneut anlegen. Sie entsteht automatisch mit dem Termin und erhält direkt die vorgesehene Zuständigkeit und Fälligkeit.

Das gleiche Prinzip lässt sich auf Konzerte übertragen. Sobald ein Konzert erstellt wird, können automatisch verschiedene Aufgaben angelegt werden:

• Programm finalisieren,
• Technikbedarf abstimmen,
• Werbung vorbereiten,
• Helfer einteilen,
• GEMA-Meldung vorbereiten,
• oder die Nachbereitung planen.

Die Fälligkeit kann sich dabei am Konzerttermin orientieren. Eine Aufgabe wird beispielsweise sechs Wochen vorher fällig, eine andere drei Tage davor oder erst nach dem Konzert.

Die richtige Aufgabe automatisch bei der richtigen Person

Wiederkehrende Aufgaben können in Syncanto direkt einer passenden Person, Rolle oder Gruppe zugewiesen werden.

So kann die Aufgabe zur Probenplanung automatisch bei der Chorleitung erscheinen, während die Technikplanung an das Technikteam und die Werbung an die Öffentlichkeitsarbeit geht.

Die Zuständigkeiten müssen dadurch nicht bei jedem Konzert neu diskutiert werden.

Gleichzeitig bleiben sie flexibel. Für einen einzelnen Termin kann eine Aufgabe anders zugewiesen oder angepasst werden, wenn die übliche verantwortliche Person verhindert ist.

Automatisierung bedeutet also nicht, dass jede Veranstaltung gleich ablaufen muss. Sie sorgt lediglich dafür, dass die bekannten und notwendigen Arbeitsschritte zuverlässig berücksichtigt werden.

Aus Erfahrung wird ein verlässlicher Ablauf

Nach einem Konzert fällt häufig auf, welche Aufgabe in der Planung gefehlt hat.

Vielleicht wurde zu spät daran gedacht, Wechselgeld für den Einlass zu organisieren. Vielleicht war unklar, wer nach dem Auftritt die Technik zurückbringt. Oder die GEMA-Meldung wurde erst kurz vor Ablauf der Frist erledigt.

Solche Erfahrungen müssen nicht bei der nächsten Veranstaltung wiederholt werden.

Die fehlende Aufgabe kann als feste Regel ergänzt werden. Beim nächsten Konzert wird sie automatisch angelegt, rechtzeitig fällig und direkt der zuständigen Person zugewiesen.

So entsteht nach und nach ein verlässlicher organisatorischer Ablauf, der nicht ausschließlich vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt.

Weniger Nachfragen, mehr Verlässlichkeit

Eine gute Aufgabenplanung bedeutet nicht, dass jede Kleinigkeit kontrolliert werden muss. Sie schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Mitglieder sehen, welche Aufgaben sie übernommen haben. Die Chorleitung erkennt, welche Bereiche bereits bearbeitet werden. Rückfragen und Ergebnisse bleiben direkt bei der jeweiligen Aufgabe. Wiederkehrende Arbeitsschritte entstehen automatisch und werden rechtzeitig sichtbar.

Damit wird aus vielen einzelnen Chatnachrichten eine gemeinsame, nachvollziehbare Planung.

Syncanto ersetzt dabei nicht das persönliche Gespräch und auch nicht die Zusammenarbeit im Chor. Es sorgt aber dafür, dass die Ergebnisse dieser Absprachen nicht verloren gehen.

Denn am Ende sollte die Frage nicht mehr lauten:

„Wer kümmert sich eigentlich darum?“

Sondern:

„Die Aufgabe ist bereits zugewiesen und in Arbeit.“