„Ich bin doch im Urlaub“ – warum Abwesenheiten nicht bei jedem Termin neu eingetragen werden sollten

Der Urlaub ist seit Monaten gebucht. Die Unterkunft ist reserviert, die Kofferplanung läuft und im Kalender steht der Zeitraum längst fest.

Im Chor beginnt die eigentliche Arbeit damit aber manchmal erst.

Denn in den vier Wochen Urlaub finden vier reguläre Proben statt. Dazu kommt eine Sonderprobe, ein Konzert und eine Terminumfrage für einen weiteren Auftritt. Bei jedem dieser Termine muss erneut angegeben werden, dass man nicht teilnehmen kann.

Also beginnt das Durchklicken:

• erste Probe öffnen und absagen,
• zweite Probe öffnen und absagen,
• dritte Probe öffnen und absagen,
• vierte Probe öffnen und absagen,
• beim Konzert ebenfalls absagen,
• und in der Terminumfrage alle Urlaubstage einzeln ablehnen.

Wird während des Urlaubszeitraums später noch ein weiterer Termin angelegt, beginnt das Ganze von vorn.

„Ich hatte doch in die Gruppe geschrieben, dass ich weg bin“

In vielen Chören werden längere Abwesenheiten zunächst über den allgemeinen Messenger-Chat mitgeteilt:

„Nur schon einmal zur Info: Ich bin vom 3. bis zum 30. August im Urlaub und bei den Proben in dieser Zeit nicht dabei.“

Damit ist die Information eigentlich eindeutig. Zumindest in diesem Moment.

Einige Wochen später steht bei einer Probe trotzdem noch keine Absage. Die Chorleitung fragt nach, ob das Mitglied kommt. Darauf folgt die verständliche Antwort:

„Ich bin doch im Urlaub. Das hatte ich in die Gruppe geschrieben.“

Beide Seiten haben recht. Das Mitglied hat die Abwesenheit mitgeteilt. Die Chorleitung findet diese Information aber nur noch irgendwo zwischen Bildern, organisatorischen Fragen, Geburtstagswünschen und anderen Nachrichten.

Eine Chatnachricht ist deshalb ein schlechter Ort für Informationen, die über mehrere Wochen und mehrere Termine hinweg gelten.

Eine Abwesenheit ist mehr als eine einzelne Absage

Wer an einer bestimmten Probe nicht teilnehmen kann, sagt einen Termin ab. Wer dagegen drei oder vier Wochen verreist ist, ist für einen ganzen Zeitraum nicht verfügbar.

Dieser Unterschied klingt zunächst klein, ist für die Organisation aber entscheidend.

Bei einer einzelnen Absage ist es sinnvoll, den konkreten Termin zu beantworten. Bei einem Urlaub, einer Dienstreise, einer Kur oder einem längeren beruflichen Einsatz bleibt die Information dagegen immer dieselbe:

In diesem Zeitraum bin ich nicht da.

Trotzdem behandeln viele Systeme jede Probe, jedes Konzert und jede Terminumfrage vollständig getrennt. Mitglieder müssen dadurch dieselbe Information immer wieder eingeben.

Viele einzelne Angaben erhöhen die Fehlergefahr

Das wiederholte Absagen ist nicht nur lästig. Es führt auch leicht zu falschen Planungsständen.

Ein Mitglied übersieht vielleicht eine Sonderprobe. Bei einer Terminumfrage wird versehentlich ein Tag nicht abgewählt. Oder das Konzert wurde erst nach der ursprünglichen Urlaubsnachricht angelegt und deshalb gar nicht mehr berücksichtigt.

Für die Chorleitung sieht es dann so aus, als wäre die Person verfügbar. Auf dieser Grundlage werden Stimmen eingeteilt, Fahrten geplant oder Programme zusammengestellt.

Erst später stellt sich heraus, dass die Abwesenheit eigentlich schon lange feststand.

Auch Terminumfragen werden unnötig aufwendig

Besonders deutlich wird das Problem bei Terminumfragen.

Angenommen, ein Chor sucht innerhalb von drei Wochen nach einem möglichen Konzerttermin. Ein Mitglied befindet sich während dieses gesamten Zeitraums im Urlaub.

Trotzdem muss es jeden vorgeschlagenen Tag einzeln mit „Nein“ beantworten. Bei zehn oder fünfzehn Vorschlägen bedeutet das viele Klicks, obwohl sich an der Begründung nichts ändert.

Noch problematischer wird es, wenn die Terminumfrage erst erstellt wird, nachdem der Urlaub bereits in der Gruppe angekündigt wurde. Das Mitglied muss dann selbst daran denken, die neue Umfrage ebenfalls auszufüllen.

Passiert das nicht, fehlt eine Antwort oder wird fälschlicherweise als Zustimmung interpretiert.

Abwesenheiten einmal als Zeitraum hinterlegen

In Syncanto können Mitglieder längere Abwesenheiten als zusammenhängenden Zeitraum eintragen.

Zum Beispiel:

3. bis 30. August – Urlaub

Damit wird nicht nur ein einzelner Termin beantwortet. Syncanto kann die Abwesenheit bei allen Proben, Konzerten und weiteren Veranstaltungen berücksichtigen, die innerhalb dieses Zeitraums liegen.

Das Mitglied muss also nicht jeden Termin einzeln öffnen und absagen. Stattdessen wird die Information einmal an der richtigen Stelle hinterlegt.

Auch später angelegte Termine bleiben berücksichtigt

Ein wichtiger Vorteil liegt darin, dass die Abwesenheit nicht nur für Termine gilt, die zum Zeitpunkt der Eingabe bereits existieren.

Wird später noch eine Sonderprobe, ein Workshop oder ein zusätzlicher Auftritt innerhalb des Urlaubszeitraums angelegt, bleibt die hinterlegte Abwesenheit bestehen.

Das Mitglied muss nicht regelmäßig kontrollieren, ob neue Termine hinzugekommen sind, die ebenfalls abgesagt werden müssen.

Die Information lautet weiterhin:

Ich bin in diesem Zeitraum nicht verfügbar.

Mehr Überblick für die Chorleitung

Auch für die Chorleitung wird die Planung dadurch verlässlicher.

Statt Abwesenheiten aus alten Chatnachrichten, persönlichen Gesprächen und einzelnen Terminabsagen zusammensuchen zu müssen, sind sie zentral in Syncanto hinterlegt.

Bei der Vorbereitung einer Probe oder eines Konzerts lässt sich dadurch früher erkennen:

• welche Mitglieder fehlen,
• welche Stimmen möglicherweise schwach besetzt sind,
• ob eine Sonderprobe sinnvoll terminiert ist,
• und ob für einen Auftritt ausreichend Personen verfügbar sein werden.

So kann die Chorleitung reagieren, bevor ein Engpass entsteht – und nicht erst kurz vor dem Termin.

Abwesenheiten und Terminumfragen zusammendenken

Hinterlegte Abwesenheiten können in Syncanto auch bei Terminumfragen berücksichtigt werden.

Liegt ein vorgeschlagener Termin innerhalb eines bereits eingetragenen Urlaubszeitraums, muss das Mitglied nicht erneut überlegen oder dieselbe Information noch einmal angeben.

Damit werden Terminumfragen schneller ausgefüllt und ihre Ergebnisse zuverlässiger.

Vor allem sinkt die Gefahr, dass ein Mitglied versehentlich als verfügbar erscheint, obwohl die Abwesenheit bereits lange bekannt ist.

Weniger Klicks, weniger Rückfragen

Eine zentrale Abwesenheitsverwaltung ist keine besonders auffällige Funktion. Sie spart aber an vielen Stellen kleine, wiederkehrende Arbeitsschritte.

Mitglieder müssen dieselbe Information nicht bei jeder Probe und jeder Umfrage neu eingeben. Die Chorleitung muss nicht in alten Chats suchen oder mehrfach nachfragen. Und neue Termine können bestehende Abwesenheiten automatisch berücksichtigen.

Syncanto behandelt Urlaub deshalb nicht als Sammlung einzelner Absagen, sondern als das, was er tatsächlich ist: einen Zeitraum, in dem ein Mitglied nicht verfügbar ist.

Denn wer vier Wochen im Urlaub ist, sollte das genau einmal mitteilen müssen – und nicht bei jedem Termin erneut.